Dit artikel gaat over reguliere verhuur. Klik hier om meer te lezen over het verschil tussen reguliere verhuur en Short Stay.

Hieronder leggen we uit hoe de organisatie van een hospiteeravond van een woning in z'n werk gaat vanuit het perspectief van zowel de vertrekkende huurder als de huisgenoten. Wat je verder moet regelen na het opzeggen van je huur, vind je op deze pagina. 

Stap 1: huis ontvangt mail

De vertrekkende huurder zegt het huurcontract op. Soms is de einddatum al over een maand, soms zit er een langere tijd tussen. Ons systeem berekent automatisch wanneer het huis een mail moet krijgen over de huuropzegging; dat is altijd 30 dagen voor de opgegeven einddatum. Bijvoorbeeld: als het contract is opgezegd met einddatum 1 juni, dan sturen we het huis 2 mei een mail. 

Stap 2: huisinfo updaten en hospiteerdatum invullen

We vragen jullie om de huisinformatie te updaten; hoe meer info je geeft, hoe groter de kans dat er straks hospitanten langskomen die goed bij jullie passen. Vul ook de datum van de hospiteeravond in. Zonder die datum kan de woning niet online - en hoe langer je hiermee wacht, hoe minder data je hebt om uit te kiezen. Interne verhuizingen zijn in deze situatie niet mogelijk.

Stap 3: inspectie

We nemen contact op met de vertrekkende huurder om een inspectie in te plannen. Tijdens zo'n inspectie bekijken we de staat van je woning en nemen we met je door hoe je deze op je laatste huurdag moet opleveren. Ook zal de beheerder controleren of je alle sleutels hebt; bekijk daarvoor je huurreglement en vraag reservesleutels terug die bij vrienden of familie liggen. Daarnaast zal hij met je bespreken of er bij vertrek nog een eindinspectie nodig is en hoe de sleuteloverdracht zal plaatsvinden.

Stap 4: woning staat online

De woning komt online te staan. Gedurende drie dagen kunnen geïnteresseerden erop reageren. Bedenk als vertrekkende huurder alvast welke spullen je eventueel ter overname aanbiedt. 

Stap 5: samenstelling kandidatenlijst

De reactietermijn sluit na drie dagen. We nodigen de 15 tot 25 geïnteresseerden met de meeste inschrijftijd uit voor de hospiteeravond. Deze geïnteresseerden kunnen hun interesse bevestigen via Mijn SSH. Afhankelijk van het aantal bevestigingen en afzeggers, krijgen jullie als huis minimaal vijf kandidaten van ons door. Jullie krijgen 48 uur na het sluiten van de reactietermijn de definitieve kandidatenlijst met minimaal vijf kandidaten. Komen er twee woningen tegelijk vrij in jullie huis, en is de hospiteeravond op dezelfde dag? Dan worden de lijsten samengevoegd en vind je bij beide woningen dezelfde namen. Het maakt niet uit wie je uiteindelijk voor welke woning kiest.

Stap 6: tijdstip afspreken met kandidaten

Jullie benaderen de mensen op de kandidatenlijst en spreken een tijdstip met ze af. Hoor je dat iemand toch niet komt? Vraag diegene om zich via Mijn SSH af te melden! Als er minder dan vijf kandidaten over zijn en het duurt nog minstens 24 uur tot de hospiteeravond begint, wordt er automatisch een nieuwe kandidaat uitgenodigd. Als diegene aangeeft te willen komen, dan verschijnt hij/zij op jullie kandidatenlijst.

Stap 7: nieuwe huisgenoot kiezen

De hospiteeravond vindt plaats. Hopelijk zit er een leuke nieuwe huisgenoot bij! Geef de naam van jullie nieuwe huisgenoot zo snel mogelijk - maar uiterlijk de dag na de hospiteeravond om 10.00 uur - door via Mijn SSH. Jullie nieuwe huisgenoot wordt hier uiteraard over ingelicht, accepteert het (concept) huurcontract, levert de juiste documenten aan en voldoet de eerste betaling. Daarna kan de voorbereiding op de verhuizing beginnen!

Stap 8: contactgegevens nieuwe huurder

Als vertrekkende huurder krijg je een mail met de contactgegevens van de nieuwe huurder, zodat je contact kunt opnemen over een evt. overname van spullen. Als door de beheerder is aangegeven dat je de sleuteloverdracht onderling kunt regelen, kan je hiervoor ook een afspraak maken. Heb je (ook) een telefoonsleutel van iLOQ? Plan dan via Mijn SSH (menu 'Huur opzeggen') een digitale sleuteloverdracht. Op het geplande moment vervallen de rechten van de vertrekken huurder en heeft de nieuwe huurder toegang. Plan je geen digitale sleuteloverdracht? Dan heeft de nieuwe huurder toegang vanaf de huuringangsdatum om 00:00 uur.

Geef de naam van jullie nieuwe huisgenoot  zo snel mogelijk - maar uiterlijk  de dag na de hospiteeravond om 10.00 uur -  door via Mijn SSH.

Mogen we extra kandidaten op de lijst van de hospiteeravond?

In principe nodigt ons systeem automatisch voldoende mensen uit. Zijn er uiteindelijk minder dan vijf kandidaten komen opdagen bij jullie hospiteeravond? Neem dan even contact met ons op. We kijken dan samen of er nog tijd is voor een nieuwe hospiteeravond met nieuwe kandidaten. Houd er wel rekening mee dat we jullie in zo'n situatie vragen om de namen door te geven van de mensen die niet zijn komen opdagen bij de oorspronkelijke hospiteeravond. In alle andere situaties, of het nou voorafgaand aan de hospiteeravond is of erna, gaan we niet in op verzoeken om extra kandidaten. We zorgen ervoor dat jullie een lijst met minimaal vijf kandidaten krijgen, en gaan er vanuit dat daar een geschikte kandidaat tussen zit. Willen jullie meer kandidaten, bijvoorbeeld omdat jullie eerder hebben gemerkt dat mensen soms last-minute afhaken? Of waren er weliswaar meer dan vijf kandidaten op de hospiteeravond, maar vonden jullie geen van hen bij het huis passen? Dat vinden we helaas geen geldige reden(en) om jullie extra kandidaten te geven. Bovendien kan dit het proces vertragen, waardoor de betreffende woonruimte onnodig leeg staat.

Waarom bellen kandidaten ons vóór we de lijst hebben? 

De kandidaten die in de eerste groep zitten, krijgen na hun bevestiging toegang tot de contactgegevens van het huis. Dat is dus 24 uur eerder dan dat jullie de kandidatenlijst krijgen. Ondanks dat we duidelijk communiceren dat het huis contact opneemt en ze niks hoeven te doen, zijn ze (blijkbaar..) ongeduldig en nemen ze zelf contact op. Dat is natuurlijk best irritant, vooral voor jullie. We proberen dit in een doorontwikkeling van ons systeem anders aan te pakken.

Mogen we de kandidatenlijst eerder hebben? 

Ons systeem berekent automatisch welke 15 kandidaten (namelijk degenen met de meeste inschrijftijd!) worden uitgenodigd voor jullie hospiteeravond of bezichtiging. Alle kandidaten moeten binnen 24 uur laten weten of ze wel of niet komen. Afhankelijk van het aantal afzeggers, wordt 24 uur later een extra groep(je) kandidaten uitgenodigd. Ook zij kunnen weer bevestigen of afzeggen. In totaal duurt dit dus 48 uur, maar dan hebben jullie wél een lijst met alleen écht geïnteresseerde mensen te pakken!

Waarom zijn er zulke harde deadlines? 

Dat komt omdat we het verhuurproces bijna volledig hebben geautomatiseerd. Het systeem herkent iedere actie en weet welke actie daarop volgt. En, hoe vervelend het soms ook is, het systeem kent geen genade.. Als je bijvoorbeeld geen datum van de hospiteeravond doorgeeft, dan gaat de kamer van de vertrekkende huurder niet online. We hebben het systeem op deze manier ingericht, omdat we zó veel kamers en woningen verhuren, dat we zo efficiënt mogelijk willen werken. We besteden onze tijd liever aan persoonlijk contact met huurders die hele specifieke vragen hebben, dan aan het handmatig bijhouden van alle stappen in het verhuurproces. En bovendien; zo’n geautomatiseerd proces werkt voor iedereen hetzelfde! Wel zo transparant en duidelijk, toch?!