Dit artikel gaat over reguliere verhuur. Klik hier om meer te lezen over het verschil tussen reguliere verhuur en Short Stay.

Hieronder leggen we uit hoe de organisatie van een hospiteeravond voor een kamer in z'n werk gaat vanuit het perspectief van zowel de vertrekkende huurder als de huisgenoten. Wat je verder moet regelen na het opzeggen van je huur, vind je op deze pagina. 

Stap 1: huis ontvangt mail

De vertrekkende huurder zegt zijn of haar huurcontract op. Soms is de einddatum al over een maand, soms zit er een langere tijd tussen. Ons systeem berekent automatisch wanneer het huis een mail moet krijgen over de huuropzegging, de voorgestelde hospiteerdatum en evt. interne verhuizingen; dat is altijd 30 dagen voor de opgegeven einddatum. Bijvoorbeeld: als het contract is opgezegd met einddatum 1 juni, dan vragen we het huis 2 mei of er interne verhuizingen zijn.

Stap 2: interne verhuizingen doorgeven

Heb je binnen je huis een andere (grotere of mooiere) kamer op het oog? Dan is dit je kans! Bespreek met elkaar wie waar komt te wonen en geef interne verhuizingen één voor één door. Doe dit binnen 48 uur na het ontvangen van de mail. Let wel op: als een interne doorverhuizing eenmaal is doorgegeven, kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt.

Stap 3: huisinfo updaten

Update de huisinformatie; hoe meer info je geeft, hoe groter de kans dat er straks hospitanten langskomen die goed bij jullie passen. Let op: je mag woningzoekenden niet ontmoedigen om te reageren, bijv. door het benoemen van een voorkeurskandidaat. Sluit bovendien geen mensen uit op basis van afkomst, geaardheid, levensovertuiging, handicap, etc. Als we zien dat dit gebeurt, wijzen we de woonruimte zelf toe. 

Stap 4: hospiteerdatum wijzigen

Wijzig als dat nodig is de datum van de hospiteeravond, of bevestig de door ons voorgestelde datum. Als jullie geen gewenste hospiteerdatum doorgeven, komt de door ons voorgestelde datum in de advertentie te staan.

Stap 5: kamer staat online

De kamer die uiteindelijk vrijkomt, komt online te staan. Gedurende drie dagen kan iedereen die bij de SSH staat ingeschreven erop reageren. 

Stap 6: samenstelling kandidatenlijst

De reactietermijn sluit na drie dagen. We nodigen de 15 tot 25 geïnteresseerden met de meeste inschrijftijd uit voor de hospiteeravond. Deze geïnteresseerden kunnen hun interesse bevestigen via Mijn SSH. Afhankelijk van het aantal bevestigingen en afzeggers, krijgen jullie als huis minimaal vijf kandidaten van ons door. Goed om te weten: 48 uur vóór de hospiteeravond komen er geen nieuwe namen meer op de kandidatenlijst. Wel kunnen er nog mensen van de lijst afgaan, als ze afzeggen of in een ander huis een kamer hebben gevonden. Komen er twee kamers tegelijk vrij in jullie huis, en is de hospiteeravond op dezelfde dag? Dan worden de lijsten samengevoegd en vind je bij beide kamers dezelfde namen. 

Stap 7: tijdstip afspreken met kandidaten

Jullie benaderen de mensen op de kandidatenlijst en spreken een tijdstip met ze af. Hoor je dat iemand toch niet komt? Vraag diegene om zich via Mijn SSH af te melden! Als het nog minstens drie dagen duurt tot de hospiteeravond begint, wordt er automatisch een nieuwe kandidaat uitgenodigd. Als diegene aangeeft te willen komen, dan verschijnt hij/zij op jullie kandidatenlijst.

Stap 8: nieuwe huisgenoot kiezen

De hospiteeravond vindt plaats. Hopelijk zit er een leuke nieuwe huisgenoot bij! Geef de naam van jullie nieuwe huisgenoot. zo snel mogelijk - maar uiterlijk de dag na de hospiteeravond om 10.00 uur - door via Mijn SSH. Jullie nieuwe huisgenoot wordt hier uiteraard over ingelicht, accepteert het (concept) huurcontract, levert de juiste documenten aan en voldoet de eerste betaling. Daarna kan de voorbereiding op de verhuizing beginnen!

Stap 9: contact met nieuwe huurder

De vertrekkende huurder krijgt een mail met de contactgegevens van de nieuwe huurder. Neem contact met elkaar op over de sleutel - die de vertrekkende huurder zelf mag overdragen aan de nieuwe huurder - en een evt. overname van spullen. Heb je (ook) een telefoonsleutel van iLOQ? Plan dan via Mijn SSH (menu 'Huur opzeggen') een digitale sleuteloverdracht. Op het geplande moment vervallen de rechten van de vertrekken huurder en heeft de nieuwe huurder toegang. Plan je geen digitale sleuteloverdracht? Dan heeft de nieuwe huurder toegang vanaf de huuringangsdatum om 00:00 uur.

Geef de naam van jullie nieuwe huisgenoot  zo snel mogelijk - maar uiterlijk  de dag na de hospiteeravond om 10.00 uur -  door via Mijn SSH.

Mogen we extra kandidaten op de lijst van de hospiteeravond?

In principe nodigt ons systeem automatisch voldoende mensen uit. Zijn er uiteindelijk minder dan vijf kandidaten komen opdagen bij jullie hospiteeravond? Neem dan even contact met ons op. We kijken dan samen of er nog tijd is voor een nieuwe hospiteeravond met nieuwe kandidaten. Houd er wel rekening mee dat we jullie in zo'n situatie vragen om de namen door te geven van de mensen die niet zijn komen opdagen bij de oorspronkelijke hospiteeravond. In alle andere situaties, of het nou voorafgaand aan de hospiteeravond is of erna, gaan we niet in op verzoeken om extra kandidaten. We zorgen ervoor dat jullie een lijst met minimaal vijf kandidaten krijgen, en gaan er vanuit dat daar een geschikte kandidaat tussen zit. Willen jullie meer kandidaten, bijvoorbeeld omdat jullie eerder hebben gemerkt dat mensen soms last-minute afhaken? Of waren er weliswaar meer dan vijf kandidaten op de hospiteeravond, maar vonden jullie geen van hen bij het huis passen? Dat vinden we helaas geen geldige reden(en) om jullie extra kandidaten te geven. Bovendien kan dit het proces vertragen, waardoor de betreffende woonruimte onnodig leeg staat.

Mogen we de kandidatenlijst eerder hebben? 

Het genereren van de kandidatenlijst is een geautomatiseerd proces. Jullie krijgen de kandidatenlijst twee dagen na het sluiten van de advertentie. Als de kandidatenlijst tussentijds wordt aangevuld, dan krijgen jullie daar uiterlijk twee dagen voor de hospiteeravond een mail over.

Waarom zijn er zulke harde deadlines? 

Dat komt omdat we het verhuurproces bijna volledig hebben geautomatiseerd. Het systeem herkent iedere actie en weet welke actie daarop volgt. En, hoe vervelend het soms ook is, het systeem kent geen genade.. Als je bijvoorbeeld de hospiteerdatum niet op tijd wijzigt, dan gaat de kamer met de door ons voorgesteld datum online. We hebben het systeem op deze manier ingericht, omdat we zó veel kamers en woningen verhuren, dat we zo efficiënt mogelijk willen werken. We besteden onze tijd liever aan persoonlijk contact met huurders die hele specifieke vragen hebben, dan aan het handmatig bijhouden van alle stappen in het verhuurproces. En bovendien; zo’n geautomatiseerd proces werkt voor iedereen hetzelfde! Wel zo transparant en duidelijk, toch?!